Achter een doordachte personeelsplanning gaat een doordachte aanpak schuil. Ondernemers die zich bezighouden met strategische personeelsplanning hebben een voorsprong op hun collega's die hier geen aandacht aan besteden. Bij strategische planning houd je rekening met cruciale factoren en richt je je blik op de toekomst. Benieuwd hoe je optimaal gebruik kunt maken van horeca-personeelsplanningssoftware? Doorloop de volgende stappen:

Een passende strategie voor je bedrijf:
Als ondernemer werk je volgens een bepaalde bedrijfsformule en een doordacht concept. Je stelt doelen omdat je een specifieke visie hebt voor de toekomst van je bedrijf. Als je dit nog niet hebt gedaan, neem dan regelmatig de tijd om aan je concept te werken. Dit stelt je in staat om te weten wat je wilt bereiken en wanneer, en stelt je in staat om eventuele aanpassingen door te voeren. Je personeelsplanning moet in lijn zijn met deze bedrijfsformule.

Toekomstgericht ondernemen:
In stap 1 kijk je naar de huidige situatie, maar de toekomst is van groot belang. Het is van essentieel belang om te sturen op belangrijke KPI's (Key Performance Indicators) die voortvloeien uit je dagelijkse bedrijfsvoering. Daarnaast moet je rekening houden met marktontwikkelingen.

• Trends: Elke niche ontwikkelt zich in een razendsnel tempo, en dit geldt zeker voor de horeca. Het is belangrijk om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen, of het nu gaat om de juiste technologische tools of het assortiment. Jij bepaalt of je een trendsetter of volger bent, en dit heeft invloed op je personeelsplanning.

• Arbeidsmarkt: De horeca kampt al jaren met een ernstig tekort aan gekwalificeerd personeel. Het is moeilijk om geschikte medewerkers te vinden, aangezien elke horecazaak op zoek lijkt te zijn naar nieuwe medewerkers. Hoe je omgaat met dit personeelstekort heeft directe invloed op je personeelsplanning in de horeca.

• Economische en maatschappelijke ontwikkelingen: Dit zijn onzekere factoren die we de afgelopen jaren allemaal hebben ervaren. De economie en de maatschappij kunnen snel veranderen, wat gevolgen heeft voor het eetgedrag van consumenten. Het is belangrijk om hierop voorbereid te zijn

• Evenementen en het weer: Informatie over evenementen en de actuele weersverwachting zijn altijd zichtbaar in de personeelsplanningssoftware. Als het weer bijvoorbeeld plotseling mooi wordt of er is een evenement in de buurt, heb je mogelijk meer medewerkers nodig. Als het weer omslaat, kun je je planning aanpassen om onnodige personeelskosten te voorkomen.

Verhouding tussen personeel en kosten:
Te veel of te weinig personeel kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen. Als je een goed beeld hebt van je organisatie door stap 1 en 2, kun je bepalen hoeveel medewerkers er nodig zijn om een optimale gastvrijheid te bieden. Personeelskosten vormen vaak de grootste kostenpost. Het is daarom van cruciaal belang om rekening te houden met de verwachte omzet en personeelskosten.

Personeelsplanningssoftware helpt je bij strategische planning en biedt continu inzicht in je personeelsgegevens. Dit omvat ook dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse budgetten die direct laten zien hoe je huidige planning zich verhoudt tot de kostenbeheersing.

De juiste medewerkers op de juiste plaats
Het is niet alleen van belang voor je omzet om een goede planning te maken, maar ook voor de gastbeleving. Je wilt niet dat gasten lang moeten wachten om een bestelling te plaatsen. Je personeel is het visitekaartje van je bedrijf en bepaalt het succes van je zaak. Het is daarom van groot belang dat de juiste medewerkers op de juiste plaats staan. Zorg ervoor dat ervaren medewerkers, zoals Milou, achter de bar staan en niet in de keuken, terwijl jongere medewerkers als weekendhulpen ingezet worden voor andere taken. Met behulp van de booq Personeelsplanner kun je afdelingen en vaardigheden aan medewerkers koppelen, zodat je altijd de juiste mensen op de juiste posities hebt.

Extra kansen om je personeelsplanning in de horeca tot een succes te maken
Realiseer je dat een optimale personeelsplanning een aanzienlijke impact kan hebben op het succes van je zaak. Online planningssoftware biedt tal van functionaliteiten die je zeker moet benutten:

• Medewerkers kunnen zelf hun roosters beheren via de app: De medewerkers-app stelt je in staat om pushmeldingen te sturen voor open diensten die je personeel zelf kan invullen. Ook kunnen medewerkers eenvoudig verlof aanvragen of diensten onderling ruilen.
   
• Urenregistratie via klok of app: Het bijhouden van gewerkte uren, inclusief begin- en eindtijden, wordt gemakkelijk gemaakt. Dit kan via een tijdregistratieklok of medewerkers kunnen dit zelf doen via de app.
   
• Koppeling met de loonadministratie: Dankzij de integratie met je loonadministratiesoftware (bijvoorbeeld AFAS, Exact of Unit4) worden gegevens over gewerkte uren en salarissen automatisch op de juiste plek vastgelegd. Dit gebeurt foutloos en snel, waardoor je direct klaar bent voor de loonverwerking.

Wil jij ook aan de slag met onze personeelsplanning? Neem dan contact met ons op!

*Blog in samenwerking met booq